Электронные трудовые книжки

Форма сведений СЗВ-ТД новая  (.xlsx

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки (.doc)


О реализации работодателями мероприятий по переходу к формированию информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в электронном виде и результатах работы по замене трудовых книжек на бумажном носителе

Изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации

Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее – Федеральный закон) предусмотрен постепенный переход к формированию основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в электронном виде вместо бумажных трудовых книжек.

Механизм и этапы перехода на трудовые электронные книжки

Необходимо внести изменения в локальные нормативные акты и коллективный договор (при его наличии), дополнив их пунктами об электронном учете. При этом под действующими локальными нормативными актами  понимаются правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по кадровому делопроизводству, положения о персональных данных работников.

Определить ответственного сотрудника в организации за ведение электронных трудовых книжек и издать приказ о его назначении. Проследить, чтобы он получил электронную подпись (для представления сведений по электронным каналам связи).

Издать приказ по основной деятельности о проведении мероприятий по переходу.

Проинформировать работников о предстоящем переходе и об их праве выбрать форму трудовой книжки. Сделать это надо письменно до 30 июня 2020 года. Для этого надо подготовить бланк уведомления.

Необходимо разработать форму заявлений работников в двух вариантах – о сохранении бумажного варианта и о переходе на электронный. Принимать заявления от работников работодатели должны до 31 декабря 2020 года. Работник имеет право заявить о своем желании перейти на электронный формат и после 1 января 2021.

Одновременно работодатели должны ежемесячно отчитываться по всем застрахованным работникам, в трудовой деятельности которых произошли изменения (изменилось место работы, трудовые функции, произошли переводы на другую постоянную работу и увольнения с указанием основания и причины), в ПФР по форме СЗВ-ТД. Срок сдачи отчета - до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

В соответствии с порядком перехода, работники должны выбрать вариант ведения своих трудовых книжек до 31.12.2020 года. Работник, который выберет электронную трудовую книжку, ее бумажный аналог получит на руки. Работодатель с этого момента уже не несет ответственность за хранение и ведение трудовой книжки данного работника.

Прежде, чем выдать книжку, в нее нужно внести запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Этот факт также должен быть отражен в очередном отчете СЗВ-ТД, направляемом в ПФР.

Тем, кто решил перейти на электронную форму, надо будет выдать их бумажные трудовые книжки. При этом в них следует внести запись: «работник подал заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Закон не предусматривает возможность обратного действия – подачи работником повторного заявления о ведении трудовой книжки на бумаге. Работник, который выбрал вариант ведения документа в бумажном формате, имеет право передумать и перейти на цифровой формат трудовой книжки. Для этого он второй раз должен подать соответствующее заявление работодателю. Срок подачи такого заявления не ограничен. Если работник до 1 января 2021 года вообще не подаст заявление, работодатель продолжит вести его трудовую книжку в бумажном варианте одновременно со сведениями о трудовой деятельности в электронной форме. У такого сотрудника остается право в любой момент написать работодателю письменное заявление о том, что хочет перейти на электронную книжку.

Формирование работодателями сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, только в электронном виде (без оформления трудовых книжек на них).

Способы представления отчетности работодателями

  • кабинет страхователя (бесплатный сервис ПФР для работодателей, не подключенных к электронному документообороту)
  • электронные каналы связи
  • клиентская служба ПФР (на бумажном носителе)

Законом предусмотрено, что работник вправе получить сведения о трудовой деятельности одним из следующих способов:

  • у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);
  • в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
  • в Пенсионном фонде Российской Федерации – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
  • с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг – в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Преимущества ведения трудовых книжек в электронном виде

  • Период работы в двух форматах продлится всего год, а после его завершения работать с данными по трудовой деятельности станет намного легче.
  • Работодатели или сотрудники не смогут потерять трудовую книжку. За хранение цифровых данных отвечает ПФР.
  • Гражданам больше не придется тратить время на сбор документов от прежних работодателей, чтобы подтвердить стаж.
  • Ответственный сотрудник организации за ведение электронных трудовых книжек будет свободен от обязательств по получению, учету, решению вопросов оплаты и другой строгой отчетности за бланки трудовых книжек.
  • Спорных вопросов о невыдаче трудовой при увольнении станет намного меньше.
  • Исчезнут штрафы за неправильное оформление трудовых книжек.

Мониторинг перехода на трудовые книжки в электронном виде

Комитетом по труду и занятости Псковской области совместно с отделением Пенсионного фонда Российской Федерации по Псковской области организован  мониторинг реализации работодателями мероприятий по переходу к формированию информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работников в электронном виде и результатах работы по замене трудовых книжек на бумажном носителе.

По сведениям, представленным работодателями в ПФР по форме   СЗВ-ТД по состоянию на 18.03.2020 количество работников, представивших заявления о способе ведения сведений о трудовой деятельности составило:

сохранение бумажного бланка ведения трудовой книжки – 10944 чел.;

отказ от ведения трудовой книжки на бумажном бланке – 1021 чел.

Работодателям необходимо активизировать работу по переходу к формированию информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работников в электронном виде.